surat

Lembar 1

PROPOSAL KEGIATAN

(…………… NAMA KEGIATAN……………….)

I.                   Pendahuluan

A.    Latar Belakang

(Latar belakang diisi minimal 3 alinea)

B.     Dasar

a.       …………………

b.      …………………

c.       …………………

d.      Dst

C.     Maksud dan Tujuan

II.                Pelaksanaan

A.    Nama Kegiatan

B.     Pelaksanaan

Hari/Tanggal   :

Waktu             :

Tempat            :

C.      Tema dan Motto

Tema               : diisi dengan tema kegiatan

Motto              : diisi dengan tema kegiatan

D.    Sasaran

Kegiatan dilaksanakan dengan sasaran siapa

E.     Panitia dan Peserta

a.       Panitia Kegiatan :

Panitia pelaksanaan terdiri atas……… dengan jumlah ….orang

b.      Peserta

Peserta kegiatan diisi perkiraan jumlah peserta dan ruang lingkup peserta

F.      Bentuk Kegiatan

Kegiatan dilaksanakan dengan bentuk/metode :

a.       Ceramah

b.      Diskusi

c.       Dsb

G.    Dana Kegiatan

Dana kegiatan diperoleh dari :

a.       ……………….

b.      ……………….

c.       Dsb

III.             Penutup

Lampiran terdiri diri atas :

Lampiran 1            : Susunan Kepanitiaan

Lampiran 2            : Jadwal Kegiatan

Lampiran 3            : Perencanaan Anggaran Dana

Lampiran 4            : Lembar Persetujuan

Keterangan :

1.      Proposal menggunakan kertas ukuran A4 (21cm x 29.7cm)

2.      Sampul proposal berwarna kuning

3.      Surat pengantar dan halaman awal menggunakan kop

4.      Ukuran 12, font times new roman

5.      Nama pada tanda tangan ditulis ukuran 12 font times new roman, dicetak tebal, bergaris bawah diikuti NIA (Nomor Induk Anggota) ukuran 10 font times new roman tanpa cetak tebal dan tanpa garis bawah.

6.      Spasi 1.5

7.      Pendanaan ditulis menggunakan tabel

Contoh Format Tanda Tangan Proposal Kegiatan dan LPJ UKMP

Malang, tanggal bulan tahun

Ketua Pelaksana Taufikur Yadi NIA. 02120022

Sekretaris Kurniawati Ningsih NIA. 02120008

Mengetahui:

Presiden BEM Ahmad Hambali	Ketua Umum UKMP Nur Huda NIA. 02120016
Kabag Kemahasiswaan Bidang Minat dan Bakat (……………………….) NIPP.	Pembina UKM Penalaran Andi Nu Graha, S.E., M.Si. NIPP. 290 601 185

Menyetujui :

Pembantu Rektor III/

Kabiro Administrasi Kemahasiswaan

Drs. Slamet Riyadi, M.Si

    NIPP.

Ketetapan mengenai kode etik surat.

Kode etik surat :

001/A.I/Pan./UKM-P/ UK-ML/III/ 2011 (Untuk Panitia)

001 / A. 1  / UKM-P / UK-ML/ I / 2011 (Untuk Penalaran)

Keterangan :

1. 001                                      = Nomor Surat

2. A. 1                                     = Kode Surat

3. Pan.....                                 = Keterangan Apa Yang Dilaksanakan.

4. UKM-P                               = Nama Organisasi

5. UK-ML                               = Nama Lembaga

6. Angka Romawi (I)              = Bulan Pada Waktu Pelaksanaan

7. 2011                                    = Tahun Waktu Pelaksanaan

Jenis – jenis surat :

A.1         Surat  Keputusan : dikeluarkan pada saat kegiatan yang melibatkan banyak personil

A.2         Surat Peminjaman : dikeluarkan pada saat meminjam peralatan kepada instansi yang bersangkutan.

A.3         Surat Undangan : dikeluarkan pada saat rapat pengurus, akan mekaksanakan sebuah acara..

A.4         Surat Tugas : dikeluarkan pada saat melaksanakan tugas, baik intern maupun ekstern.

A.5         Surat keterangan : dikeluarkan pada saat memberikan keterangan terhadap sesuatu hal.

A.6         Surat Pemberitahuan : dikeluarkan pada saat memberikan himbauan,ajakan atau penyampaian suatu hal.

A.7         Surat Permohonan: dikeluarkan pada saat mengajukan suatu permohonan personil (pemateri, dispensasi dll)

A.8         Surat Mandat : dikeluarkan pada saatketua umum berhalangan atau tidak dapat melaksanakan tugas sebagaimana mestinya, maka dilimpahkan kepada ketua I atau ketua II

A. 9        Surat Rekomendasi : dikeluarkan pada saat merekomendasikan pengurus atau anggota untuk duduk organisasi lain sebagai perwakilan dari PENALARAN.

Ketetapan mengenai kode etik sertifikat

Kode untuk sertifikat :

-          kode sertifikat di simbolkan  dengan huruf C, dikeluarkan oleh kepanitiaan untuk peserta kegiatan.

Contoh kode sertifikat :

01/C/nama kegiatan/UKM-P/UK-ML/III/2011

Keterangan :

01                : Nomor sertifikat

C         : kode sertifikat

III        : Bln pelaksanaan

Kode untuk piagam penghargaan :

-          kode piagam penghargaan di simbolkan dengan huruf P,dikeluarkan oleh pengurus yang di tunjuk untuk jadi panitiakegiatan dan pemateri (instruktur).

Contoh kode penghargaan:

01/P/nama kegiatan/UKM-P/UK-ML/III/2011

Keterangan :

01        : Nomor penghargaan

P          : kode penghargaan

III        : Bln pelaksanaan

Penulisan surat-surat dan proposal :

Penulisan surat-surat ataupun proposal menggunakan huruf  Times News Roman.

Catatan :

1. surat yang dikeluarkan atas nama pengurus harus diketahui :

Ø  Ke dalam         : ketua umum+ sekretaris.

Ø  Keluar             : ketua umum + sekretaris dan pembina.

2. surat yang dikeluarkan panitia harus diketahui :

Ø  Ke dalam               : ketuapelaksana + sekretaris pelaksana + ketua umum.

Ø  Keluar                   : ketuapelaksana + sekretaris pelaksana + ketua umum dan       pembina.

3. penandatanganan surat apabila ketua umum tidak ada, bisa di tanda tangani oleh Wakil ketua tapi harus ada kata : a/n (atas nama) dengan catatan nama ketua umum harus diganti dengan nama yang menandatangani.

Contoh :

a/n Ketua Umum

   Wakil ketua

..............................

4. setiap surat harus tandatangan asli dan penempatan stempel pada ketua umum dan ketua pelaksana.
5. Surat ditulis pada kertas F4 (21.59cm x 33 cm), spasi 1.5, ukuran 12 font times new roman, dicetak tebal, bergaris bawah diikuti NIA (Nomor Induk Anggota) ukuran 10 font times new roman tanpa cetak tebal dan tanpa garis bawah.